Sistema de gestión documental
¿Qué es un sistema de gestión documental?
Un sistema de gestión documental es en origen, un programa informático para gestionar, almacenar y controlar el flujo de trabajo de documentos electrónicos, imágenes o documentos en papel, digitalizados a través de scanners.
Según la norma ISO 12651-2 un documento se define como “información registrada u objeto que puede ser tratado como una unidad”.La gestión documental es la forma en la que una organización administra el flujo de documentos de todo tipo, permite recuperar la información contenida en ellos; determina el tiempo que los documentos deben guardarse y elimina aquellos que ya no sirven; a la vez que se conservan los documentos más valiosos.
Hoy en día los software de gestión documental ofrecen la plataforma – adaptable al tamaño de la organización – que necesitan las empresas, para responder a todas las necesidades relativas a la gestión de la información; sin que el formato, el origen o la fuente de la que provienen suponga una barrera para ellas.
Los software de gestión documental permiten:
- Que la información necesaria, sea accesible desde un punto central de acceso.
- Permite a múltiples usuarios acceder al mismo documento de forma simultánea.
- Elimina la necesidad de mantener la documentación en formato físico.
Lo que evita la pérdida de tiempo, de productividad, y competitividad vinculada al hecho de tener que buscar un documento en particular, entre los archivadores, estanterías y espacio dedicado a almacén.
Seguridad en la Gestión Documental
El formato electrónico ha disparado la producción de información y documentación a niveles nunca vistos hasta ahora.
Gestionar el ciclo de vida de toda esa información significa también hacerla accesible, particularmente para las personas involucradas – evitando por lo tanto las fugas y brechas de seguridad.
El sistema de gestión documental de OpenKM ofrece 3 tipos de filtros de seguridad a distintos niveles:
- Sólo los usuarios con login y password podrán acceder al gestor documental, y por lo tanto a la información contenida de forma segura en él. El gestor documental de OpenKM permite integrarse con terceras bases de datos, Active Director y/ o LDAP; donde se encuentran centralizados los usuarios de la compañía.
- Cada usuario debe tener asignado un perfil en función de su posición dentro de la empresa, o en relación a las actividades que realiza. Esto definirá las funcionalidades, privilegios a su alcance y tipo de documentación a la que tiene acceso – una vez logueado dentro del sistema de gestión documental -, para desarrollar su labor.
- La seguridad en OpenKM es gestionada a nivel granular. Se pueden aplicar diferentes filtros: acceso grupal (definido por departamento, posición dentro del organigrama… ) o acceso indivual; y habilitar o deshabilitar privilegios ( lectura, escritura, descarga, borrado…- el administrador podrá customizar la lista de privilegios- ), de la misma manera. Ésto es aplicable a cualquier tipo de información – carpeta, documento, correo electrónico (incluido los documentos adjuntos) y registros.
